Vyhlásenie o ochrane osobných údajov TOPICO s.r.o.
Podľa Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EU) 2016/679 zo dňa 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov a o zrušení smernice 95/46/ES (obecné nariadenie o ochrane osobných údajov), (ďalej len „Nariadenie“)
TOPICO s.r.o.
so sídlom: Zvolenská cesta 14, 974 05 Banská Bystrica
IČO: 44 392 010
zapísaná v obchodnom registri Okresný súd Banská Bystrica, oddiel: Sro, č. vložky: 15372/S
kontaktná emailová adresa: topico/zavináč/topico.sk
telefonický kontakt: +421 48 415 36 00
(ďalej len „Prevádzkovateľ“)
poskytuje nasledujúce informácie o spôsobe a rozsahu spracovania osobných údajov, ktoré vykonáva.
Osobným údajom je každá informácia o identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe (subjekte údajov). Identifikovateľnou fyzickou osobou je fyzická osoba, ktorú je možné priamo, či nepriamo identifikovať, najmä odkazom na určitý identifikátor (meno, číslo, sieťový identifikátor) alebo na jeden či viac zvláštnych prvkov fyzickej, fyziologickej, genetickej, psychickej, ekonomickej, kultúrnej alebo spoločenskej identity tejto fyzickej osoby.
1. Subjekty údajov a účel spracovania
a) Odberatelia Prevádzkovateľa
Kategórie osobných údajov: Identifikačné a kontaktné údaje odberateľov (fyzických osôb).
Účel spracovania osobných údajov: Plnenie povinností vyplývajúcich z kúpnej zmluvy a obecne záväzných právnych predpisov, najmä, nie však výlučne, zákona č. 40/1964 Zb., občiansky zákonník, v znení neskorších predpisov. Spracovanie je ďalej potrebné pre účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa, t.j. ochrana právnych nárokov prevádzkovateľa a kontrola riadneho plnenia zmluvy.
Právny základ spracovania osobných údajov: Plnenie zmluvy a zákonom stanovených povinnosti, napr. v súvislosti s vybavovaním reklamácii odberateľov alebo archivácií účtovných dokladov obsahujúcich osobné údaje odberateľov.
Doba spracovania osobných údajov: Osobné údaje sú spracovávané po dobu platnosti kúpnej zmluvy a po jej skončení s nimi bude naložené podľa platnej právnej úpravy, najmä Zákona č. 431/2002 Z. z.o účtovníctve v znení neskorších predpisov a zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov a Nariadení Európskeho parlamentu a Rady (EU) 2016/679 zo dňa 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov a o zrušení smernice 95/46/ES.
Za účelom ochrany právnych nárokov, ochrany majetku a našej vnútornej evidencie a kontroly, sú osobné údaje spracovávané v potrebnom rozsahu po dobu trvania premlčacej lehoty maximálne 10 rokov a jeden rok po jej uplynutí s ohľadom na nároky uplatnené na konci premlčacej lehoty. V prípade začatia súdneho, správneho alebo iného nariadenia spracovávame osobne údaje v potrebnom rozsahu počas celej doby trvania takýchto nariadení a ostávajúcu časť premlčacej doby po jej ukončení.
Zhodnotenie zásady minimalizácie spracovania osobných údajov: Zásada minimalizácie je dodržaná, spracovávané osobné údaje sú v rozsahu potrebnom pre stanovený účel – obchodné meno, IČO, DIČ, sídlo či adresa odberateľa a jeho kontaktné údaje.
b) Dodávatelia Prevádzkovateľa
Kategórie osobných údajov: Identifikačné a kontaktné údaje dodávateľov (fyzických osôb).
Účel spracovania osobných údajov: Plnenie povinností vyplývajúcich z kúpnej zmluvy a všeobecne záväzných právnych predpisov, najmä, nie však výlučne, zákona č. 40/1964 Zb., občiansky zákonník, v znení neskorších predpisov. Spracovanie je ďalej potrebné pre účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa, t.j. ochrana právnych nárokov prevádzkovateľa a kontrola riadneho plnenia zmluvy.
Právny základ spracovania osobných údajov: Plnenie zmluvy a zákonom stanovených povinností,napr. v súvislosti s vybavovaním reklamácií alebo archivácií účtovných dokladov obsahujúcich osobné údaje dodávateľov.
Doba spracovania osobných údajov: Osobné údaje sú spracovávané po dobu platnosti kúpnej zmluvy a po jej skončení s nimi bude naložené podľa platnej právnej úpravy, najmä Zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov a Nariadení Európskeho parlamentu a Rady (EU) 2016/679 zo dňa 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov a o zrušení smernice 95/46/ES.
Za účelom ochrany právnych nárokov, ochrany majetku a našej vnútornej evidencie a kontroly, sú osobné údaje spracovávané v potrebnom rozsahu po dobu trvania premlčacej lehoty maximálne 10 rokov a jeden rok po jej uplynutí s ohľadom na nároky uplatnené na konci premlčacej lehoty. V prípade začatia súdneho, správneho alebo iného nariadenia spracovávame osobne údaje v potrebnom rozsahu počas celej doby trvania takýchto nariadení a ostávajúcu časť premlčacej doby po jej ukončení.
Zhodnotenie zásady minimalizácie spracovania osobných údajov: Zásada minimalizácie je dodržaná, spracovávané sú osobné údaje v rozsahu potrebnom pre stanovené účely
– obchodné meno, IČO, DIČ, sídlo či adresa dodávateľa, bankové spojenie dodávateľa a kontaktné údaje dodávateľa.
c) Uchádzači o zamestnanie Prevádzkovateľa
Kategórie osobných údajov: Identifikačné a kontaktné údaje uchádzačov, údaje o vzdelaní, údaje o dosiahnutej praxi, o predchádzajúcich či súčasných zamestnávateľoch a d’alšie údaje odovzdané uchádzačom v motivačnom liste či životopise.
Účel spracovania osobných údajov: Jednanie o uzatvorení pracovnej zmluvy či dohody o pracovnej činnosti alebo výkone práce uskutočnenej na návrh subjektu údajov.
Právny základ spracovania osobných údajov: Oprávnený záujem Prevádzkovateľa na zistenie informácií vzťahujúcich sa alebo bezprostredne súvisiacich s uzatvorením pracovnej zmluvy podľa ust. § 42 zákona č. 311/2001 Zb., zákonník práce, v znení neskorších predpisov.
Doba spracovania osobných údajov: Počas trvania výberového konania.
Zhodnotenie zásady minimalizácie spracovania osobných údajov: Osobné údaje sú spracovávané v rozsahu, ktorý bezprostredne súvisí s výberovým konaním, resp. uzatvorením pracovnej zmluvy.
V prípade nadbytočných údajov poskytnutých zo strany uchádzača, sú údaje zmazané a nie je vytvorená kópia dokumentu, originál dokumentu vrátane nadbytočných údajov je skartovaný.
Zvláštne spracovanie osobných údajov: Udržovanie databázy uchádzačov o zamestnanie s ohľadom na pokrytie potreby ľudských zdrojov v blízkej budúcnosti.
Prevádzkovateľ je oprávnený spracovávať osobné údaje uchádzača o zamestnanie za týmto účelom iba na základe slobodného súhlasu uchádzača o zamestnanie, popr. žiadosti uchádzača, a to v potrebnom rozsahu po dobu maximálne šesť kalendárnych mesiacov od zavedenia do databázy uchádzačov o zamestnanie.
d) Zamestnanci Prevádzkovateľa
Kategórie osobných údajov: Identifikačné a kontaktné údaje zamestnancov, údaje o bankovom spojení, zdravotnom poistení a sociálnom zabezpečení a nasledujúce podľa všeobecne záväzných právnych predpisov.
Účel spracovania osobných údajov: Plnenie povinností vyplývajúcich z pracovnej zmluvy či z dohody o pracovnej činnosti alebo dohody o vykonaní práce a všeobecne záväzných právnych predpisov, najmä, nie však výlučne, zákona č. 311/2001 Zb., zákonník práce, v znení neskorších predpisov, a zákona č. 5/2004 Z.z o službách zamestnanosti v znení neskorších predpisov.
Spracovanie je ďalej potrebné pre účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa, t.j. ochrany právnych nárokov prevádzkovateľa.
Právny základ spracovania osobných údajov: Plnenie zmluvy a zákonom stanovené povinnosti,napr. registračná a oznamovacia povinnosť voči príslušným úradom.
Doba spracovania osobných údajov: Osobné údaje sú spracovávané po dobu platnosti pracovnej zmluvy a po jej skončení s nimi bude naložené podľa platnej právnej úpravy, najmä Zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov a Nariadení Európskeho parlamentu a Rady (EU) 2016/679 zo dňa 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov a o zrušení smernice 95/46/ES.
Zhodnotenie zásady minimalizácie spracovania osobných údajov: Zásada minimalizácie je dodržaná, spracovávané sú osobné údaje v rozsahu potrebnom pre stanovený účel.
e) Osoby vstupujúce do monitorovaných priestorov Prevádzkovateľa
Kategórie osobných údajov: Obrazové nahrávky bez zvukovej stopy.
Účel spracovania osobných údajov: Zaistenie ochrany osôb, majetku firmy a zamestnancov proti krádeži a poškodeniu, zvýšenie úrovne prevencie v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci; monitoring technologických procesov vo výrobe; dohľad v oblasti logistiky pri vykládke a nakládke tovaru a tokov materiálu v dielňach a vonkajších priestoroch.
Právny základ spracovania osobných údajov: Oprávnený záujem Prevádzkovateľa (ochrana majetku a zvýšenie úrovne prevencie v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci), oznamovacia povinnosť voči príslušným úradom.
Doba spracovania osobných údajov: Prevádzkovateľ monitoring nevykonáva. V prípade monitoringu je doba stanovená na 30 dní. V prípade odhalenia protiprávneho jednania sa doba pre uchovanie konkrétneho kamerového záznamu predlžuje na dobu potrebnú pre uplatnenie všetkých právnych nárokov Prevádzkovateľa.
Zhodnotenie zásady minimalizácie spracovania osobných údajov: Zásada minimalizácie je dodržaná, nie sú spracovávané osobné údaje v rozsahu potrebnom pre stanovený účel; nie je zriadený obrazový záznam bez zvukového záznamu.
f) Návštevníci webových stránok www.topico.sk
Kategórie osobných údajov: IP adresy
Účel spracovania osobných údajov: Na zabezpečenie funkčnosti webových stránok nepoužívame súbory cookies, ktoré identifikujú PC pripojenie k webovému serveru a umožňujú identifikáciu aktuálne prihláseného používateľa. Priamo v cookies nie sú uložené žiadne osobné informácie. Cookies nepredstavujú nebezpečenstvo, majú však význam pre ochranu súkromia. Cookies nemožno použiť pre zistenie totožnosti návštevníkov stránok ani k zneužitiu prihlasovacích údajov.
Nepoužívame cookies tretích strán (napr. Google Analytics pre analýzu návštevnosti).Tieto cookies sú riadené tretími stranami a nemáme prístup k čítaniu alebo zápis týchto dát.
Právny základ spracovania osobných údajov: Oprávnený záujem Prevádzkovateľa.
Doba spracovania osobných údajov: Prevádzkovateľ nespracováva osobné údaje: V prípade spracovávania je doba stanovená na 30 dní.
Zhodnotenie zásady minimalizácie spracovania osobných údajov: Zásada minimalizácie je dodržaná, nie sú spracovávané osobné údaje v rozsahu potrebnom pre stanovený účel.
g) Ďalšie osoby
V rôznych oblastiach činnosti Prevádzkovateľa môže dochádzať k situáciám, kedy je potrebné spracovávať osobné údaje osôb, ktoré nie je možné predtým jednotne kategorizovať.
V takýchto prípadoch sú spracovávané osobné údaje vždy iba v rozsahu potrebne nutnom pre dosiahnutie konkrétneho účelu spracovania a v riadenom režime. Kategórie osobných údajov, účel i doba spracovania osobných údajov je špecifická k danému účelu, so zreteľom minimalizácie osobných údajov.
2. Opatrenia určené pre zaistenie bezpečnosti osobných údajov
Všetky dáta, ktoré sú spracovávané prostredníctvom kamerových záznamov a programov sú uchovávané na chránenom serveri. Prístup k tomuto serveru je povolený oprávneným osobám.
Sú zavedené nutné technické a organizačné opatrenia, aby bola dosiahnutá maximálna bezpečnosť pri spracovávaní osobných údajov.
Všetka výpočtová technika a mobilné telefóny (hardware), na ktorých sú osobné údaje spracovávané, sú chránené prihlasovacími menami a heslami, tak, aby bolo zabránené neoprávnenému prístupu k osobným údajom. Hardware podlieha jasne definovaným postupom, ktoré zabezpečujú ich legálne a bezpečné použivanie. Poverení pracovníci sú s týmito postupmi oboznámení a pravidelne školení.
Dátové prenosy, či prístupy cez vzdialenú správu sú taktiež chránené nutnými technickými obmedzeniami, ktoré zodpovedajú prebiehajúcemu procesu.
Osobné údaje sú spracovávané aj na externých nosičoch či formou tlačených dokumentov. Sú stanovené pravidlá zaobchádzania s takto spracovávanými osobnými údajmi.
Poverené osoby týmto spracovávaním sú s týmito pravidlami oboznámené a pravidelne školené.
3. Poskytovanie osobných údajov tretím osobám alebo poskytnutie osobných údajov do zahraničia
K spracovávaniu osobných údajov dochádza iba pre deklarované účely, teda na základe plnenia zmluvy, oprávnených záujmov Prevádzkovateľa, ak sú nevyhnutné pre splnenie právnych povinností, ktoré sa na Prevádzkovateľa vzťahujú. Osobné údaje, ktoré sú spracovávané, sú poskytované iba ďalej uvedeným subjektom, a to výhradne na účely súvisiacimi s podnikateľskou činnosťou Prevádzkovateľa. K poskytnutiu osobných údajov do zahraničia dochádza iba v prípade oprávneného záujmu Prevádzkovateľa a v minimálnom rozsahu.
a) Plnenie zákonných povinností
V prípadoch, kedy to Prevádzkovateľovi ukladá platná legislatíva, je Prevádzkovateľ povinný spracovávané osobné údaje podľa podmienok stanovených zákonom, poskytnúť oprávneným subjektom, napr. správnym orgánom, inštitúciám sociálneho a zdravotného zabezpečenia, a pod.
b) Nepôvodní prevádzkovatelia
V prípadoch, keď je to nevyhnutné pre plnenie zmluvného záväzku alebo dohody, sú poskytnuté osobne údaje iným subjektom, ktorí sami určia účel a prostriedky spracovania osobných údajov (prevádzkovateľovi). Robí sa tak v nevyhnutných prípadoch a v minimálnej miere. V tomto prípade je dotknutý subjekt o tomto predom informovaný. Typickým príkladom vzniku nepôvodného prevádzkovateľa je napríklad pri zjednávaní poistenia zamestnanca.
c) Spracovatelia osobných údajov
Pod pojmom spracovatelia osobných údajov sú myslené subjekty, ktorým sú poskytované osobné údaje na spracovanie pre účely Prevádzkovateľa, tj. k vykonaniu určitej operácie, potrebnej pre dosiahnutie účelu, pre ktorý Prevádzkovateľ osobné údaje zhromaždil. So všetkými spracovateľmi osobných údajov má Prevádzkovateľ uzatvorené spracovateľské zmluvy,na základe ktorých sa spracovatelia zaviazali napĺňať požiadavky Nariadenia a ďalšej platnej legislatívy o ochrane osobných údajov a požiadavky na zabezpečenie osobných údajov, ktoré na nich kladie Prevádzkovateľ.
4. Práva a požiadavky subjektu údajov
Subjektom, ktorých osobné údaje sú spracovávané, je garantovaný transparentný prístup pri uplatňovaní ich práv.
Pravidlá vybavovania požiadaviek pri uplatnení práv subjektov údajov
a) Po prijatí požiadavky je overená identita žiadateľa a teda oprávnenosť požiadavky (toto neplatí pre všeobecné dotazy na spracovanie)
b) Požiadavka na uplatnenie práv subjektov údajov je v súlade s legislatívou o ochrane osobných údajov vybavená bez zbytočného odkladu, teda najneskôr do 30 dní od uplatnenia a preverenia, že bola požiadavka vznesená oprávnenou osobou. V zložitých prípadoch môže byť lehota predlžená, maximálne však o 2 mesiace. V prípade predĺženia je oprávnená osoba predom informovaná.
c) Oprávnené požiadavky môžu byť vznesené následujúcimi spôsobmi:
– dátovou schránkou, žiadosti doručené do dátovej schránky sa považujú za vznesené oprávnenou osobou, ak je dostatočne preukázaná identita žiadateľa,
– písomne na adresu sídla Prevádzkovateľa,
– e-mailom na adresu Prevádzkovateľa.
Pri vybavovaní požiadavky, keď je nutné oznámiť akúkoľvek informáciu týkajúcu sa spracovania osobných údajov konkrétnej osoby, alebo je vznesená požiadavka na vykonanie akéhokoľvek úkonu, je Prevádzkovateľ oprávnený overiť oprávnenosť požiadavky potvrdením identity žiadateľa. Stane sa tak napríklad porovnaním kontaktu, z ktorého je žiadosť vznesená so subjektom údajov, o ktorého informácie či úkon je žiadané, vyžiadaním dokladu totožnosti alebo iným vierohodným preukázaním.
V prípade, že nedôjde k dôveryhodnému preukázaniu identity, nebude žiadosti vyhovené a ani nedôjde k akejkoľvek manipulácií s osobnými údajmi.
Práva prislúchajúce subjektu údajov
a) Právo požadovať informácie alebo vysvetlenie
Týmto prehlásením poskytuje Prevádzkovateľ základné informácie o rozsahu spracovania osobných údajov, ktoré vykonáva a o základných náležitostiach spracovania.
V prípade požiadavky Prevádzkovateľ subjektu údajov poskytne podrobnejšie informácie.
b) Právo na prístup k osobným údajom
Na oprávnenú žiadosť subjektu údajov bude Prevádzkovateľom oznámená informácia, či a v akom rozsahu sú osobné údaje subjektu spracovávané. Ak to bude nutné alebo to bude súčasťou žiadosti a bude to technicky možné, bude poskytnutá kópia takých osobných údajov. Právo získať kópiu môže byt‘ obmedzené a to ako z technických dôvodov, tak aj z dôvodov, aby neboli nepriaznivo dotknuté práva a slobody ďalších osôb.
c) Právo na opravu osobných údajov alebo doplnenie osobných údajov
Subjekt údajov má právo požiadať opravu v nepresnostiach, či doplnenie neúplných osobných údajov. K doplneniu osobných údajov dôjde iba za predpokladu, že Prevádzkovateľ bude mať zákonné právo s takýmto doplnením nakladať a ďalej ho spracovávať.
d) Právo na výmaz
V prípade, že uplynul účel spracovania osobných údajov subjektu, je potrebné urobiť ich výmaz. Stane sa tak na základe oprávnenej žiadosti subjektu údajov, či podľa stanovených postupov prevádzkovateľa.
e) Právo vzniesť námietky a právo na obmedzenie spracovania
Subjekt údajov má právo kedykoľvek vznášať námietky proti spracovaniu jeho osobných údajov. Námietky sú posudzované podľa podmienok platnej legislatívy o ochrane osobných údajov a v prípade, že im bude vyhovené, osobné údaje budú v rozsahu námietky vymazané. Stane sa tak hlavne v prípadoch, keď subjekt údajov nemal možnosť ovplyvniť to, aké osobné údaje a v akom rozsahu Prevádzkovateľ osobné údaje spracováva a zároveň sa nejedná o plnenie právnej povinnosti, či o životne dôležitý záujem.
Subjekt údajov, ktorého osobné údaje Prevádzkovateľ spracováva, má tiež právo požiadať o obmedzenie spracovania jeho osobných údajov. Takejto žiadosti bude vyhovené v prípade, že žiadosť naplní podmienky dané platnou legislatívou o ochrane osobných údajov, predovšetkým, pokiaľ bude spochybnená presnosť osobných údajov, či ich zákonné spracovanie. Obmedzené spracovanie prebieha automaticky počas posudzovania žiadosti o výmaz osobných údajov alebo pri vznesení námietky počas ich vybavovania.
f) Právo odvolať poskytnutý súhlas so spracovaním osobných údajov
V prípade, že subjekt údajov poskytol súhlas so spracovaním osobných údajov, za konkrétnym účelom a v konkrétnom rozsahu, má subjekt údajov právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať a to spôsobom, ktorým je umožnené prijatie požiadaviek, ktoré Prevádzkovateľ umožňuje.
5. Obmedzenie zodpovednosti Prevádzkovateľa
Prevádzkovateľ zodpovedá za zaistenie bezpečnosti osobných údajov, ktoré spracováva, počas celej doby spracovania a za škody, ktoré by vznikli zavinením, či nedbalosťou na jeho strane.
Zodpovednosť Prevádzkovateľa je vylúčená napríklad v prípadoch, kedy došlo ku škode zavinením samostatného subjektu údajov alebo pôvodného správcu, ktorý Prevádzkovateľovi osobné údaje poskytol, alebo v prípadoch, kedy boli Prevádzkovateľovi poskytnuté osobné údaje, ktoré si Prevádzkovateľ nevyžiadal alebo ich poskytnutie nebolo s poskytovateľom týchto údajov dohodnuté.
Prevádzkovateľ dodržiava zásady mlčanlivosti a obchodného tajomstva.
6. Aktuálnosť prehlásenia
Toto prehlásenie bude pravidelne revidované a bude preverovaná jeho aktuálnosť a relevantnosť. V prípade potreby bude aktualizované s informáciou o nadobudnutí jeho účinnosti.
Preto je v záujme subjektu údajov aktuálnosť tohto prehlásenia sledovať.
7. Kontaktné údaje Prevádzkovateľa vo veci ochrany osobných údajov
V prípade akéhokoľvek dotazu či požiadavky vo veci spracovania osobných údajov môže subjekt údajov využiť k tomu zriadenú e-mailovú adresu uvedenú hore.
25. mája 2018
| Záznam o spracovateľských činnostiach prevádzkovateľa | |||||||
| Identifikačné a kontaktné údaje | Obchodné meno | IČO | Adresa | PSČ | Obec | Štát | kontakt |
| prevádzkovateľ | TOPICO s.r.o. | 44 392 010 | Zvolenská cesta 14 | 974 05 | Banská Bystrica | Slovenská republika | topico@topico.sk / +421484153600 |
| spoločný prevádzkovateľ | |||||||
| zástupca prevádzkovateľa | |||||||
| zodpovedná osoba | |||||||
| Účel spracúvania | Právny základ spracovateľskej činnosti (nepovinné) |
Kategórie dotknutých osôb | Kategória osobných údajov | Lehota na výmaz OÚ | Kategória príjemcov | Označenie tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie | Bezpečnostné opatrenia (technické a organizačné) |
| stravné lístky (mesačné prehľady, príspevky zo sociálneho fondu) | zamestnanci, bývalí zamestnanci | meno a priezvisko, titul, počet pridelených stravných lístkov, príspevok zo sociálneho fondu, príspevok odborov, zrážka zo mzdy zamestnanca | 5 rokov | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | ||
| mzdové listy | zamestnanci, vyživované deti zamestnancov, bývalí zamestnanci | meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, mzda, plat alebo platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom, peňažné tresty a pokuty, ako aj náhrady uložené zamestnancovi vykonateľným rozhodnutím príslušných orgánov, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, deň začiatku výkonu štátnej služby alebo pracovnej činnosti, údaje o vyživovaných deťom v rozsahu meno, priezvisko, rodné číslo, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, výška príspevku zamestnanca a zamestnávateľa do doplnkovej dôchodkovej poisťovne, platbe členského príspevku odborovej organizácii, rodinný stav, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, údaje o zamestnávateľovi | 50 rokov | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | ||
| výplata mzdy zamestnancom (výplatné listiny, výplatné pásky, podklady ku mzdám, rekapitulácia miezd) | zamestnanci, vyživované deti zamestnancov, rodinní príslušníci, bývalí zamestnanci | meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, podpis, mzda, plat alebo platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, údaje o bankovom účte fyzickej osoby, sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom, peňažné tresty a pokuty, ako aj náhrady uložené zamestnancovi vykonateľným rozhodnutím príslušných orgánov, neprávom prijaté sumy dávok sociálneho poistenia a dôchodkov starobného dôchodkového sporenia alebo ich preddavky, štátnych sociálnych dávok, dávok v hmotnej núdzi a príspevkov k dávke v hmotnej núdzi, peňažných príspevkov na kompenzáciu sociálnych dôsledkov ťažkého zdravotného postihnutia, ktoré je zamestnanec povinný vrátiť na základe vykonateľného rozhodnutia podľa osobitného predpisu, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, pracovné zaradenie a deň začiatku výkonu štátnej služby alebo pracovnej činnosti, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko a dátum narodenia, rodné číslo, údaje o deťoch v rozsahu meno a priezvisko, rodné číslo a údaje o navštevovanej škole, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, údaje týkajúce sa zrážok pre doplnkové dôchodkové poisťovne, údaje o členstve v odborovej organizácii a platbe členského príspevku odborovej organizácii, rodinný stav, štátna príslušnosť, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, pohlavie, údaje o zamestnávateľovi | 10 rokov | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | ||
| vyhlásenie na zdanenie príjmov fyzických osôb, ročné zúčtovanie daní | zamestnanci, manželia alebo manželky zamestnancov, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby, bývalí zamestnanci | meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, podpis, mzda, plat alebo platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, údaje o zamestnávateľoch, deň začiatku výkonu štátnej služby alebo pracovnej činnosti, údaje o manželovi alebo manželke, deťoch, rodičoch detí v rozsahu meno, priezvisko, dátum a miesto narodenia, rodné číslo, adresa, údaje z potvrdenia o zamestnaní, údaje o vedení zamestnanca v evidencii nezamestnaných občanov, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, údaje zo zmluvy s doplnkovou dôchodkovou poisťovňou, rodinný stav, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, pohlavie | 10 rokov | daňový úrad | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | |
| sociálne poistenie | zamestnanci, manželia alebo manželky zamestnancov, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby, bývalý zamestnanci | meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, podpis, mzda, plat alebo platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, údaje o zamestnávateľoch, deň začiatku výkonu štátnej služby alebo pracovnej činnosti, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, údaje o manželovi alebo manželke, deťoch, rodičoch detí v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, rodinný stav, štátna príslušnosť, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, pohlavie | 10 rokov | sociálna poisťovňa | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | |
| zdravotné poistenie vrátane ročného zúčtovania zdravotného poistenia | zamestnanci, bývalí zamestnanci | meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, rodné číslo, podpis, mzda, plat alebo platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, deň začiatku výkonu štátnej služby alebo pracovnej činnosti, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, rodinný stav, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, údaje o zamestnávateľovi | 10 rokov | zdravotné poisťovne | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | |
| doplnkové dôchodkové sporenie | zamestnanci, bývalí zamestnanci | meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, rodné číslo, dátum narodenia, podpis, výška príspevku do DDS, údaje o zamestnávateľovi, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko | 10 rokov | doplnkové dôchodkové sporiteľne | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | |
| evidencia úrazov | zamestnanci, bývalí zamestnanci | meno a priezvisko zamestnanca, opis úrazu (čas a miesto zranenie, druh zranenia, zranená časť tela), podpis zraneného, meno, priezvisko a podpis svedka, meno, priezvisko a podpis zapisujúceho, údaje zamestnávateľa | 10 rokov | sociálna poisťovňa | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | |
| osobné spisy zamestnancov | zamestnanci, bývalí zamestnanci | meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, dátum a miesto narodenia, podpis, mzda, plat alebo platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom rokoch práce vo verejnom záujme, údaje o zamestnávateľoch, pracovné zaradenie a deň začiatku výkonu práce vo verejnom záujme, údaje z potvrdenia o zamestnaní, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje z dokladu o bezúhonnosti, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, osobné údaje spracúvané na oprávnení oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami, osobné údaje spracúvané na potvrdeniach, osvedčenia o absolvovaných skúškach a vzdelávacích aktivitách, fotografia na účely identifikácie na služobnom preukaze, výkon služby v služobnom pomere, údaje uvedené v životopise, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, údaje o vzdelaní, spôsobilosť na právne úkony, údaje z menovacích dekrétov, údaje o zdravotnej spôsobilosti, podpis |
70 rokov od narodenia | ak to ustanovuje osobitný predpis | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | |
| spis osôb vykonávajúcich prácu mimo pracovného pomeru | osoby vykonávajúce prácu mimo pracovného pomeru a bývalí osoby vykonávajúce prácu mimo pracovného pomeru | meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, dátum a miesto narodenia, podpis, dohodnutá hodinová odmena, údaje o zamestnávateľovi, deň začiatku výkonu práce, potvrdenie od školy o štatúte študenta, osobné údaje spracúvané na potvrdeniach, osvedčenia o absolvovaných skúškach a vzdelávacích aktivitách, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko | 5 rokov | ak to ustanovuje osobitný predpis | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | |
| evidencia dochádzky, dovolenky | zamestnanci, rodinní príslušníci, bývalí zamestnanci | meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, podpis, miesto pobytu na dovolenke, útvar zamestnávateľa, údaje o odpracovanom čase, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zamestnávateľoch, pracovné zaradenie a deň začiatku výkonu štátnej služby alebo pracovnej činnosti, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, rodné číslo, údaje o manželovi alebo manželke, deťoch, rodičoch detí v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o členstve v odborovej organizácii, osobné údaje spracúvané na potvrdeniach, osvedčenia o absolvovaných skúškach a vzdelávacích aktivitách, rodinný stav, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko | 3 roky | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | ||
| dohody o hmotnej zodpovednosti | zamestnanci, bývalí zamestnanci | identifikačné údaje zamestnanca, údaje zamestnávateľa | 3 roky po strate platnosti | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | ||
| bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci | zamestnanci, bývalí zamestnanci | identifikačné údaje zamestnanca, údaje zamestnávateľa | 5 rokov | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | ||
| pracovná zdravotná služba | zamestnanci, bývalí zamestnanci | identifikačné údaje zamestnanca, údaje zamestnávateľa | 10 rokov | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | ||
| žiadosti o prijatie do zamestnania | uchádzači o zamestnanie | osobné údaje uvedené v životopise | 6 mesiacov | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | ||
| zmluvy | fyzické osoby – účastníci zmluvy, štatutárny orgán alebo osoby oprávnené konať v mene účastníka zmluvy | identifikačné a kontaktné údaje zmlúv strán, identifikačné údaje štatutárneho orgánu (fyzickej osoby) alebo inej osoby oprávnenej konať v mene zmluvnej strany, iné údaje nevyhnutné na plnenie zmluvy | 5 rokov po strate platnosti | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | ||
| správa registratúry | fyzické osoby – odosielatelia a prijímatelia úradnej korešpondencie | titul, meno, priezvisko, podpis, adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo | 10 rokov | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | ||
| spracovanie účtovných dokladov | zamestnanci, zamestnanci dodávateľov tovaru a služieb, fyzické osoby, ktorým vznikla povinnosť uhradiť správny poplatok, fyzické osoby, ktorým boli uložené sankcie | meno, priezvisko, titul, adresa trvalého pobytu, adresa prechodného pobytu, telefónne číslo, e-mailová adresa, dátum narodenia, druh a číslo dokladu totožnosti, podpis, číslo bankového účtu fyzickej osoby, vyúčtovanie pracovnej cesty | 10 rokov | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | ||
| zodpovedné osoby | zodpovedná osoba, prevádzkovateľ, sprostredkovateľ | identifikačné a kontaktné údaje zodpovednej osoby (titul, meno, priezvisko, telefón, email, názov, IČO, adresa, právna forma) a identifikačné údaje sprostredkovateľa a prevádzkovateľa | 10 rokov | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | ||
| vedenie agendy v súvislosti s poradami vedenia | zamestnanci | identifikačné a kontaktné údaje, osobné údaje vyplývajúce zo záverov z porady vedenia | 5 rokov po zániku | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt | ||
| vedenie agendy v súvislosti so zasadnutiami osobitnej komisie (rozkladová, inventarizačná, vyraďovacia, likvidačná, škodová) | zamestnanci | identifikačné a kontaktné údaje, osobné údaje vyplývajúce z rozhodnutia osobitnej komisie | 10 rokov | prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje | bezpečnostný projekt |